Regulamin świadczenia usług drogą elektroniczną

1. Definicje

Na potrzeby niniejszego Regulaminu poniższe pojęcia mają następujące znaczenie:

• Usługodawca — Reczkowski IT Solutions (jednoosobowa działalność gospodarcza) z siedzibą pod adresem ul. Tarnowska 18, 33-180 Gromnik, KRS —, NIP 8733012291, prowadząca platformę Protutela.
• Platforma / Protutela — serwis internetowy dostępny pod adresem protutela.com (oraz subdomeny), umożliwiający monitorowanie i analizę ogłoszeń o zamówieniach publicznych z użyciem sztucznej inteligencji.
• Klient — przedsiębiorca (osoba prawna, jednostka organizacyjna posiadająca zdolność prawną lub osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą) zawierający umowę z Usługodawcą w celu związanym bezpośrednio z prowadzoną działalnością gospodarczą lub zawodową.
• Użytkownik — osoba fizyczna upoważniona przez Klienta do korzystania z Platformy w ramach konta Klienta (pracownik, współpracownik, osoba powołana do organu Klienta).
• Konto — wydzielona, chroniona hasłem przestrzeń w systemie Platformy, przypisana do Klienta po rejestracji.
• Organizacja — jednostka rozliczeniowa w ramach Platformy, powiązana z kontem Klienta; może obejmować wielu Użytkowników w zależności od wybranego Planu.
• Plan — pakiet funkcji i limitów wybrany przez Klienta (Solo, Team, Business lub Enterprise) określający zakres dostępnych usług i cenę abonamentu.
• Baza wiedzy (KB) — moduł Platformy umożliwiający przechowywanie dokumentów wgranych przez Klienta (referencje, certyfikaty, zasoby ofertowe), służący do wspomagania analizy AI.
• SWZ — Specyfikacja Warunków Zamówienia lub inna dokumentacja przetargowa w rozumieniu ustawy Prawo zamówień publicznych lub analogicznych przepisów zagranicznych.
• Trial — bezpłatny, 7-dniowy okres próbny, po którym dostęp do Platformy wygasa lub jest kontynuowany odpłatnie na podstawie wybranego Planu.
• Kodeks cywilny — ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (Dz.U. z 2023 r. poz. 1610 ze zm.).
• Ustawa o UŚUDE — ustawa z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (Dz.U. z 2020 r. poz. 344 ze zm.).

2. Zakres usługi

Protutela jest platformą klasy B2B SaaS (Software as a Service) świadczącą drogą elektroniczną usługi obejmujące:

• monitorowanie i agregowanie ogłoszeń o zamówieniach publicznych z krajowych i europejskich baz danych (TED, BZP/e-Zamówienia, UK FTS, BOAMP i innych),
• analizę dokumentacji przetargowej z użyciem modeli językowych AI (m.in. Claude / Anthropic, routowanych przez OpenRouter),
• alerty o nowych przetargach dopasowanych do profilu Klienta,
• przechowywanie i zarządzanie bazą wiedzy Klienta na potrzeby analizy AI (w zależności od Planu),
• inne funkcje opisane w aktualnej ofercie dostępnej pod adresem protutela.com/pricing.

Platforma jest przeznaczona wyłącznie dla przedsiębiorców. Usługodawca nie kieruje oferty do konsumentów w rozumieniu art. 22¹ Kodeksu cywilnego. Klient zawierający umowę jako przedsiębiorca potwierdza, że korzystanie z Platformy jest bezpośrednio związane z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą lub zawodową.

3. Rejestracja i konto

Korzystanie z Platformy wymaga założenia Konta. Rejestracja następuje przez wypełnienie formularza na stronie protutela.com/register. Klient zobowiązany jest podać prawdziwe, kompletne i aktualne dane, w szczególności aktywny adres e-mail oraz — jeżeli korzysta z funkcji wymagających weryfikacji podmiotu — NIP organizacji.

Po zakończeniu rejestracji zawierana jest umowa o świadczenie usług drogą elektroniczną na warunkach określonych w niniejszym Regulaminie. Klient ponosi pełną odpowiedzialność za działania i zaniechania Użytkowników działających w ramach jego Konta.

Klient może w każdej chwili usunąć Konto za pośrednictwem ustawień Platformy lub pisząc na adres kontakt@protutela.com. Usunięcie Konta jest równoznaczne z wypowiedzeniem umowy ze skutkiem na koniec bieżącego okresu rozliczeniowego (lub natychmiast — w przypadku Trialu bądź konta z opłatą miesięczną).

4. Bezpłatny okres próbny (Trial)

Nowe Konto automatycznie otrzymuje 7-dniowy Trial w wybranym Planie (lub w Planie Solo, jeśli nie wskazano inaczej). W okresie Trialu Klient korzysta ze wszystkich funkcji danego Planu bez opłat i bez konieczności podawania danych karty płatniczej.

Po upływie 7 dni Trial wygasa automatycznie. Dalsze korzystanie z Platformy wymaga aktywacji płatnej subskrypcji. Usługodawca może, według własnego uznania, przedłużyć Trial w drodze pisemnego porozumienia.

Ponieważ Klient jest przedsiębiorcą, a do umowy nie ma zastosowania ustawa z dnia 30 maja 2014 r. o prawach konsumenta, Klientowi nie przysługuje 14-dniowe prawo do odstąpienia od umowy zawartej na odległość, o którym mowa w art. 27 tej ustawy. Usługodawca wyraźnie informuje o tym fakcie przed zawarciem umowy.

5. Plany i ceny

Aktualne ceny i zakres poszczególnych Planów określa cennik dostępny pod adresem protutela.com/pricing, stanowiący integralną część oferty. Ceny podawane są w złotych polskich (PLN) w kwocie netto (bez podatku VAT). Do każdej faktury doliczany jest podatek VAT w wysokości obowiązującej w dniu wystawienia faktury.

Usługodawca zastrzega sobie prawo do zmiany cennika. O zmianie cen Klient zostanie poinformowany z co najmniej 30-dniowym wyprzedzeniem drogą e-mail. Zmiana ceny wchodzi w życie po upływie bieżącego okresu rozliczeniowego.

6. Płatności

Płatności za subskrypcję realizowane są za pośrednictwem platformy Stripe (Stripe Payments Europe, Ltd. / Stripe, Inc.) — planowana integracja, która zostanie aktywowana przed uruchomieniem płatnych planów. Usługodawca nie przechowuje danych kart płatniczych Klienta — są one przetwarzane wyłącznie przez Stripe, który jest certyfikowany zgodnie ze standardem PCI DSS Level 1.

Subskrypcja jest odnawiana automatycznie na początku każdego okresu rozliczeniowego (miesiąc lub rok, zależnie od wybranego planu rozliczeniowego). Klient może zrezygnować z odnowienia w dowolnym momencie z poziomu ustawień Konta lub za pośrednictwem Stripe Customer Portal. Rezygnacja skutkuje brakiem pobrania opłaty za kolejny okres; dostęp do Platformy wygasa z końcem opłaconego okresu.

Faktury VAT wystawiane są w formie elektronicznej i przesyłane na adres e-mail wskazany przy rejestracji. Klient akceptuje wystawianie faktur elektronicznych.

7. Czas trwania umowy i wypowiedzenie

Umowa o świadczenie usług zawierana jest na czas nieokreślony z automatycznym odnowieniem w cyklach miesięcznych lub rocznych, stosownie do wybranego planu rozliczeniowego.

Klient może wypowiedzieć umowę w każdej chwili bez podania przyczyny, ze skutkiem na koniec bieżącego okresu rozliczeniowego. Wypowiedzenie następuje przez usunięcie Konta w ustawieniach Platformy lub pisemnie na adres kontakt@protutela.com. Usługodawca nie zwraca opłat za niewykorzystany okres rozliczeniowy, chyba że przepisy prawa lub indywidualne ustalenia stanowią inaczej.

Usługodawca może wypowiedzieć umowę ze skutkiem natychmiastowym w przypadku rażącego naruszenia przez Klienta postanowień niniejszego Regulaminu, w szczególności w przypadku nadużyć opisanych w punkcie dotyczącym zakazu nadużyć. Usługodawca może wypowiedzieć umowę z 30-dniowym wyprzedzeniem bez podania przyczyny. W takim przypadku Klientowi przysługuje proporcjonalny zwrot opłaty za niewykorzystany okres rozliczeniowy.

8. Poziom dostępności usługi (SLA)

Usługodawca dokłada starań, aby Platforma była dostępna w sposób ciągły. Na etapie niniejszej wersji Regulaminu Usługodawca nie gwarantuje określonego poziomu dostępności (uptime) i nie przyjmuje odpowiedzialności finansowej za przestoje, chyba że strony zawrą odrębną umowę SLA (dostępną w ramach Planu Enterprise lub na indywidualne żądanie).

Informacyjne docelowe poziomy dostępności prezentowane w materiałach ofertowych (cennik, strona oferty) mają charakter wyłącznie informacyjny. Parametry te nie stanowią zobowiązania umownego i mogą ulec zmianie.

Usługodawca informuje z wyprzedzeniem o planowanych przerwach technicznych (np. przez komunikat na Platformie lub e-mail). Przerwy nieplanowane (awarie) są usuwane w miarę możliwości w najkrótszym możliwym czasie.

9. Ograniczenie odpowiedzialności Usługodawcy

Platforma jest narzędziem wspomagającym, a nie zastępującym decyzje biznesowe Klienta. Analiza AI ma charakter informacyjny i pomocniczy. Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za:

• decyzje biznesowe, ofertowe lub przetargowe podjęte przez Klienta na podstawie wyników analizy AI lub treści ogłoszeń zebranych przez Platformę,
• kompletność, aktualność lub dokładność danych pobranych z zewnętrznych źródeł (TED, BZP, FTS, BOAMP i innych) — dane te są przekazywane w stanie, w jakim zostały opublikowane przez organy zamawiające,
• błędy, halucynacje lub nieścisłości w wynikach modeli językowych AI,
• utratę korzyści, utracone zyski, utratę danych lub inne szkody pośrednie Klienta,
• przerwy w dostępie do Platformy wynikające z siły wyższej, awarii sieci telekomunikacyjnych lub działania osób trzecich.

Łączna odpowiedzialność Usługodawcy wobec Klienta — niezależnie od podstawy prawnej — jest ograniczona do kwoty opłat faktycznie uiszczonych przez Klienta w ciągu 3 miesięcy poprzedzających zdarzenie powodujące szkodę. Ograniczenie to nie dotyczy szkód wyrządzonych umyślnie przez Usługodawcę.

10. Obowiązki i odpowiedzialność Klienta

Klient jest odpowiedzialny za:

• Prawidłowość podanych danych — w szczególności za to, że wskazany NIP jest prawidłowy i należy do podmiotu, który zawarł umowę.
• Treść Bazy wiedzy — Klient ponosi wyłączną odpowiedzialność za treści wgrane do Bazy wiedzy, w tym za to, że nie naruszają one praw osób trzecich, przepisów prawa, w tym prawa ochrony danych osobowych, oraz że Klient posiada wszelkie prawa do ich udostępniania i przetwarzania przez Platformę.
• Legalność korzystania — Klient korzysta z Platformy wyłącznie zgodnie z jej przeznaczeniem i przepisami prawa, w tym Prawa zamówień publicznych.
• Bezpieczeństwo dostępu — Klient jest zobowiązany do przechowywania danych dostępowych w tajemnicy i niezwłocznego poinformowania Usługodawcy o podejrzeniu nieautoryzowanego dostępu.
• Działania Użytkowników — Klient odpowiada za działania Użytkowników korzystających z Konta jak za własne działania.

11. Prawa autorskie i licencja

Platforma i jej składniki (kod źródłowy, interfejs użytkownika, algorytmy, modele promptów, dokumentacja) są chronione prawem autorskim i stanowią własność Usługodawcy lub podmiotów, od których Usługodawca uzyskał licencję. Klientowi udzielana jest niewyłączna, nieprzenoszalna licencja na korzystanie z Platformy wyłącznie w zakresie i w celach opisanych w Regulaminie, przez czas trwania umowy.

Baza wiedzy Klienta — Klient zachowuje wszelkie prawa autorskie i majątkowe do treści wgranych do Bazy wiedzy. Klient udziela Usługodawcy niewyłącznej, bezpłatnej, odwołalnej licencji na przetwarzanie tych treści wyłącznie w celu świadczenia usługi zgodnie z niniejszym Regulaminem (tj. do analizy AI na żądanie Klienta, przechowywania i wyświetlania Klientowi). Licencja wygasa z chwilą usunięcia danej treści lub Konta.

Wyniki analizy AI — analizy generowane przez Platformę na żądanie Klienta są udostępniane Klientowi do jego wyłącznego użytku. Usługodawca nie rości sobie praw do tych wyników w zakresie, w jakim wynikają one z treści dostarczonych przez Klienta i publicznych danych przetargowych.

12. Zakaz nadużyć

Klient i Użytkownicy są zobowiązani do korzystania z Platformy wyłącznie zgodnie z jej przeznaczeniem. Zakazane jest w szczególności:

• systematyczne pobieranie (scraping) danych z Platformy za pomocą zautomatyzowanych narzędzi, poza funkcjami API udostępnionymi w ramach danego Planu,
• reverse engineering, dekompilacja, dezasemblacja lub inne próby odtworzenia kodu źródłowego Platformy,
• odsprzedaż, sublicencjonowanie lub udostępnianie dostępu do Konta osobom niezwiązanym z organizacją Klienta,
• generowanie treści naruszających prawo, w tym treści wprowadzających w błąd zamawiającego w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego,
• obciążanie infrastruktury Platformy ruchem nieuzasadnionym celem korzystania z usługi (ataki DoS, flooding),
• udostępnianie w Bazie wiedzy treści zawierających złośliwe oprogramowanie lub naruszających prawa osób trzecich.

13. Procedura reklamacyjna

Klient może zgłaszać reklamacje dotyczące usługi drogą elektroniczną na adres kontakt@protutela.com. Reklamacja powinna zawierać: oznaczenie Klienta (nazwa firmy, NIP lub adres e-mail powiązany z Kontem), opis problemu oraz oczekiwany sposób jego rozwiązania.

Usługodawca rozpatruje reklamację w terminie 14 dni roboczych od jej otrzymania. W uzasadnionych przypadkach termin ten może zostać przedłużony do 30 dni, o czym Usługodawca poinformuje Klienta.

Reklamacje dotyczące niedostępności Platformy lub błędów technicznych można zgłaszać przez funkcję wsparcia wbudowaną w Platformę lub przez e-mail wskazany powyżej.

14. Zmiany Regulaminu

Usługodawca zastrzega sobie prawo do zmiany niniejszego Regulaminu. O planowanych zmianach Klient zostanie powiadomiony drogą e-mail lub przez komunikat widoczny po zalogowaniu, z co najmniej 30-dniowym wyprzedzeniem. Brak pisemnego sprzeciwu przed datą wejścia zmian w życie jest równoznaczny z ich akceptacją. Klient może w terminie 30 dni od daty powiadomienia wypowiedzieć umowę ze skutkiem na koniec bieżącego okresu rozliczeniowego, jeżeli nie akceptuje zmian.

15. Prawo właściwe i sąd właściwy

Niniejszy Regulamin podlega prawu polskiemu. Wszelkie spory wynikające z umowy lub w związku z nią, których nie uda się rozwiązać polubownie w terminie 30 dni od pisemnego wezwania drugiej strony, będą rozstrzygane przez sąd właściwy miejscowo dla siedziby Usługodawcy.

Strony wykluczają stosowanie Konwencji Narodów Zjednoczonych o umowach międzynarodowej sprzedaży towarów (CISG). Niniejszy Regulamin nie narusza bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa polskiego chroniących prawa Klienta jako przedsiębiorcy, w tym przepisów ustawy z dnia 8 marca 2013 r. o terminach zapłaty w transakcjach handlowych.

16. Postanowienia końcowe

Niniejszy Regulamin jest dostępny bezpłatnie na stronie protutela.com/terms i może być utrwalony, pozyskany i odtworzony w każdej chwili. Regulamin stanowi wzorzec umowny w rozumieniu art. 384 § 1 Kodeksu cywilnego.

Nieważność lub bezskuteczność któregokolwiek postanowienia Regulaminu nie wpływa na ważność pozostałych postanowień. W miejsce nieważnego postanowienia stosuje się odpowiednie przepisy prawa.

W sprawach nieuregulowanych w Regulaminie stosuje się przepisy Kodeksu cywilnego, ustawy o UŚUDE oraz innych powszechnie obowiązujących przepisów prawa polskiego.